Сравнили работу агентства и онлайн-сервиса Островок Командировки — что удобнее
В 16:59 пятницы прилетает срочный запрос на командировку в понедельник. Приходится быстро искать недорогие авиабилеты, бронировать гостиницу, согласовать время выезда с сотрудниками. Тут запускается цепочка пересланных сообщений в почтах и корпоративных чатах. Еще нужно проследить, чтобы траты уложились в бюджетные лимиты. В такие моменты хочется делегировать процессы специалистам, чтобы командировки организовывались без проблем.
Сравним по нескольким критериям, кому стоит поручить такие задачи: агентствам или онлайн-сервису. На примере платформы Островок Командировки разберемся, что реально быстрее, выгоднее и удобнее.
Критерий №1. Комплекс услуг и цена
Агентство. Помогает организовать командировку, но обычно берет за это отдельную плату. Чаще всего это либо комиссия за каждое бронирование, либо фиксированная сумма за сопровождение в месяц. Поэтому итоговая стоимость поездок может заметно вырасти. Расходы будут ощутимее для компании, если командировок больше 10 в месяц.
Островок Командировки. Это бесплатная онлайн-платформа, где можно забронировать основные услуги: жильё (доступно более 3,2 млн вариантов размещения), ж/д и авиабилеты, трансфер и аренду авто, а также оформить страховку. Личный аккаунт-менеджер поможет, если возникнут вопросы по работе сервиса. В итоге компания получает полный набор инструментов для командировки в одной системе и без отдельной платы за сопровождение.
Критерий №2. Скорость
Агентство. Организует поездки под ключ, но это не всегда ускоряет процесс. Заявка попадает к менеджеру, а дальше многое зависит от его загрузки и рабочего графика. Места для маневра в таких условиях тоже меньше. Если нужно срочно что-то изменить, а уже за полночь, придется подождать до утра.
Островок Командировки. Онлайн-сервис работает 24/7, все опции доступны в личном кабинете в любое время: отмена, бронирование, страхование. Это удобно, когда речь о срочных заказах или изменениях. Например, нужно поменять билет или заказать еще один номер. Можно даже сделать так, чтобы сотрудники изменяли бронирования самостоятельно.
В Островок Командировки есть служба предварительной проверки бронирования отеля: сотрудники сервиса связываются с гостиницей заранее и уточняют, что отельер видит бронь и оговоренные условия совпадают. Это помогает избежать непредвиденных ситуаций
Критерий №3. Контроль
Агентство. Менеджеры погружаются в процессы компании и узнают ее особенности, но процессы ручные. Любые изменения тревел-политики или лимитов требуют запроса менеджеру, из-за чего возможны задержки.
При росте числа поездок нагрузка увеличивается. Когда их больше 10 в месяц, подключают нескольких менеджеров. Придется распыляться в контроле за каждым: нужно следить, чтобы соблюдались политика и лимиты. Это отнимает много времени.
Островок Командировки. Контроль над всеми деталями поездки — под рукой в реальном времени. В системе можно настроить тревел-политики, лимиты и роли сотрудников. Например, один раз устанавливаете бюджет и выбираете категорию отелей, сотрудник видит только подходящие варианты в сервисе. Не нужно ничего контролировать и перепроверять вручную.
Если понадобится что-то дополнительно согласовать, можно отправить уведомление из сервиса. Руководитель получает его на почту и в личном кабинете, поэтому решение не теряется в чатах среди других рабочих переписок. Также при необходимости можете самостоятельно проверить цены и сопоставить их с условиями политики.
В Островок Командировки у вас будет персональный аккаунт-менеджер, который досконально знает компанию и ее потребности.
Критерий №4. Удобство в коммуникации
Агентство. HR или специалист по командировкам становится промежуточным звеном. Ему приходится выступать посредником в общении между менеджером агентства и сотрудником. В итоге рутины становится только больше. Нужно пересылать сообщения, согласовывать выбор, уточнять детали, после командировки — собирать документы от сотрудника и сводить траты.
Островок Командировки. Сервис избавляет от лишних переписок и многоэтапных согласований поездок в письмах, таблицах, мессенджерах. В личном кабинете можно добавить сотрудников, чтобы часть рутинных задач — например, поиск отелей и билетов в рамках лимитов — они выполняли самостоятельно. Все подтверждения бронирований, чеки и закрывающие документы по поездкам хранятся в одном месте, поэтому отслеживать расходы и формировать отчетность становится легче.
Тем, кто уже пользовался сервисом Островок, будет проще освоиться в Островок Командировки. Платформы похожи по интерфейсу и логике работы. Так что команда быстрее привыкнет к новому способу организации командировок.
Если рейс перенесли или нужно найти данные по брони, сотрудник может сам решить вопросы через мобильное приложение Островок Командировки. Не придется подключать к этому нескольких коллег
Критерий №5. Отчетность и документооборот
Агентство. Контроль за документами на стороне агенства, но минус в том, что коммуникация чаще всего ведется через электронную почту. Это неудобно и замедляет работу: надо отслеживать переписки, собирать разрозненные файлы, проверять их и передавать в бухгалтерию. Если какой-то из документов задержат или он потеряется, сотрудник может не получить компенсацию вовремя, а компания — столкнуться с проблемами при налоговой проверке.
Островок Командировки. Документы и отчеты формируются в сервисе автоматически и хранятся в личном кабинете. Их можно скачать в любое время, а данные — передать через ЭДО или экспортировать в 1С. Так бухгалтерии проще и быстрее закрывать внутреннюю отчетность.
Например, с функцией «Авансовые отчеты» сотрудник заполнит отчет о расходах в деловой поездке за пару минут в личном кабинете Островок Командировки. После заполнения документ можно распечатать, отправить его себе или в бухгалтерию по электронной почте.
С платформой Островок Командировки организовать удобно автоматизировать процессы по поездкам.
- Билеты, трансфер и страховка оформляют в одной системе.
- Документы хранятся в системе, их можно передавать по ЭДО. Если нужно, выгружайте в данные в формате 1С, чтобы упростить работу бухгалтерам.
- Не нужно вручную контролировать лимиты и следить за соблюдением политики командировок. Сервис запоминает правила и автоматически применяет их.
- Круглосуточная поддержка готова помочь по любым вопросам.
- Сотрудник может сам управлять командировкой через приложение Островок Командировки. Не нужно дергать коллег по мелким вопросам.
- Из более чем 3,2 млн вариантов жилья найдется подходящий.
- В сервисе доступны разные варианты оплаты: от карты и переводов до кредитных лимитов.
- 25 000 клиентов выбрали сервис, чтобы организовывать командировки.
Листайте ниже, чтобы узнать больше о сервисе Островок Командировки и понять, подходит ли платформа для ваших задач.