На примере Островок Командировки покажем, как перевести командировки в онлайн
Теперь процесс организации командировок можно сделать удобнее и проще. Например, менеджеру по персоналу не придется тонуть в согласованиях дат и отелей, бухгалтерия не будет гоняться за закрывающими документами, а сотрудник сможет сам контролировать поездку.
На примере бесплатного онлайн-сервиса Островок Командировки расскажем, что и для кого поменяется в работе.
Для менеджера по персоналу или командировкам
Раньше тревел-менеджер вручную проверял каждую поездку: сверял цену отеля с лимитом, уточнял условия тарифа, пересылал варианты руководителю и ждал подтверждения в чате. Если сотрудник летел за границу, приходилось отдельно решать вопросы со способами оплаты. Из‑за большого объема ручной работы появлялись ошибки в датах, тарифе или брони. Они обычно всплывали перед самой поездкой и приводили к дополнительным расходам или срыву планов.
С платформой Островок Командировки процесс меняется. Тревел-менеджер настраивает тревел-политику, а дальше сотрудники сами бронируют билеты и отели в рамках бюджетных лимитов компании. Выбрать можно из 3,2 млн вариантов размещения, а оплатить поездку — корпоративной или личной картой, по счёту или на месте. Удобно, что услуги для заграничной поездки — отели, билеты, трансфер — оплачиваются в рублях.
При этом контроль никуда не исчезает, но теперь это забота сервиса. Каждое отельное бронирование перепроверяют сотрудники Островок Командировки, а аккаунт-менеджер помогает с нестандартными ситуациями и любыми вопросами по работе с платформой. В итоге ручной работы становится меньше, а командировки перестают держаться на одном человеке.
Служба поддержки Островок Командировки доступна круглосуточно. Специалисты помогают решить вопрос даже ночью
Для бухгалтерии
Бухгалтерии приходилось бегать за сотрудниками после командировок. Нужно было напоминать о чеках, искать закрывающие документы в почте и сверять суммы с выписками вручную. Один потерянный счет мог затормозить отчетность на несколько дней. К тому же приходилось долго переносить данные по командировке в 1С. Это отнимало время, а ошибки допускались чаще.
С Островок Командировки этот процесс проходит иначе. Документы собираются автоматически. Чеки, акты и отчеты появляются в личном кабинете, а детали поездки сохраняются в структуре карточки поездки. Бухгалтерия видит отчётность по каждой командировке в одном месте и может сразу проверить суммы и соответствие тревел‑политике. Для выгрузки в формате 1С достаточно пары кликов или передачи данных благодаря интеграции с ЭДО. Времени уходит меньше, а риск ошибок минимальный.
Островок Командировки упрощает работу бухгалтерам, ведь документы можно сразу выгрузить в формате 1С. Не нужно никого ждать и напоминать каждый день о файлах
Для командированного сотрудника
Раньше процесс организации командировки и отчетности отнимали часы: поиск отеля в рамках лимита, проверка условий, сохранение чеков и ручное заполнение авансового отчета. Часто приходилось пересылать подтверждения в чат или почту, вспоминать, где лежат нужные файлы, и тратить дополнительное время на оформление одной поездки.
С Островок Командировки не нужно постоянно сверяться с лимитом и тревел-политикой. Сотрудник видит подходящие варианты, бронирует отель и билеты в мобильном приложении или на сайте за пару минут. При этом документы сохраняются автоматически в личном кабинете.
Изменить данные или отменить бронирование можно даже ночью. Если появятся непредвиденные обстоятельства, например ночной вылет отменили, поддержка сервиса сориентирует, как лучше поступить.
Сотрудник может управлять командировкой сам в приложении Островок Командировки: отменять бронь, изменять данные
Сервис Островок Командировки помогает закрывать задачи по командировке:
- Выбирать отель из вариантов, которые уже подходят под правила компании. Сервис автоматически учитывает командировочную политику и лимиты — менеджеру не нужно вручную проверять детали.
- Оформлять билеты, проживание, трансфер и страховку в одном месте. Сотрудники не собирают поездку по разным сервисам.
- Хранить документы в системе, передавать по ЭДО и выгружать в формате 1С для бухгалтерии.
- Получать поддержку 24/7 во время командировки.
- Оплачивать услуги удобным способом: картой или по безналичному расчёту.
Листайте ниже, чтобы узнать подробнее о бесплатном сервисе Островок Командировки и попробовать систему в своей компании.