Один сервис, чтобы купить билеты, забронировать отель и получить документы
Даже в небольшой компании организация командировок отнимает уйму времени и нервов. Ведь нужно подобрать комфортный отель, удобный ж/д и авиабилет и трансфер в незнакомом городе. К счастью, сегодня есть сервисы для тревел-менеджеров, которые облегчают процесс оформления бизнес-поездок.
Например, онлайн-сервис Островок Командировки. Он позволяет выполнять всю работу на одной платформе: покупать билеты, бронировать отель, оформлять страховки. А после служебной поездки тревел-менеджеру не придется собирать с коллег закрывающие документы. Рассказываем в подробностях, как платформа упрощает организацию бизнес-поездок.
Единый сервис для всех задач
Тревел-менеджер тратит много времени, чтобы подготовить коллег к поездке. Для работы обычно использует несколько сервисов и много общается. Например, звонит в отель, чтобы запросить счет на проживание, и параллельно выбирает удобный маршрут для перелета.
На Островок Командировки получается решать сразу все задачи, а тревел-менеджеру не нужно отвлекаться на разные ресурсы. Информацию о командированных сотрудниках вводится один раз — данные автоматически сохраняются в системе. Купленные проездные билеты и подтверждение бронирования отеля можно отправить на почту сотрудникам прямо из личного кабинета на Островок Командировки.
В личном кабинете удобно настраивать правила корпоративной тревел-политики
Если командировки для компании — привычная часть рабочего процесса, правила служебных поездок обычно описывает тревел-политика. Допустим, компания участвует в отраслевой выставке и отправляет в командировку руководителя и специалистов. Для них нужно забронировать разные категории номеров, купить билеты на поезд или самолет по цене, не выше выделенной суммы.
Для этого в сервисе Островок Командировки можно настроить тревел-политику для каждого сотрудника: установить желаемую звездность отеля, максимальную стоимость ночи, ограничения по цене ж/д и авиабилетов.
После настройки сотрудник увидит в личном кабинете только те предложения, которые подходят под тревел-политику. Тратить время на просмотр неподходящих вариантов не придется.
Тревел-услуги можно оплатить несколькими способами
Далеко не всегда командировочные расходы удобно оплачивать по счету от организации. Островок Командировки предлагает несколько вариантов расчета.
- Безналичная оплата с банковского счета — чтобы еще до командировки рассчитаться за отель, билеты и страховку.
- Корпоративная карта — если оплатить проезд или трансфер нужно срочно, а времени на передачу счетов в бухгалтерию нет.
- Личная карта — когда командировку понадобилось продлить, и быстро оплатить со счета не получается.
- Расчет наличными на месте — если сотруднику выдали на руки средства для командировочных расходов.
Гибкие способы оплаты избавляют тревел-менеджера от дополнительной работы, а командированным сотрудникам помогают сосредоточиться на рабочих задачах. Чеки по оплате услуг через Островок Командировки приходят на почту, а закрывающие документы можно найти в личном кабинете сервиса.
Легко добавлять сотрудников и выдавать им разные уровни доступа
У тревел-менеджера не всегда есть время, чтобы вносить в систему всю информацию о командированных сотрудниках. Например, авансовые отчеты коллеги могут заполнить на Островок Командировки сами за пару минут, а менеджер выгрузит уже готовый документ для бухгалтерии. Для этого в сервисе есть возможность добавлять сотрудников и выдавать им разные уровни доступа к платформе.
Например, в разделе «Департаменты» можно группировать коллег: назначать для них одинаковые тревел-политики, схемы согласования расходов. Сотрудников не обязательно добавлять по одному, можно отправить аккаунт-менеджеру Островок Командировки список в формате Excel.
И это далеко не все причины начать пользоваться платформой Островок Командировки для организации бизнес-поездок. Вот за что еще ее ценят тревел-менеджеры:
- Больше 2,6 млн объектов размещения в России и за рубежом. Даже если компания планирует поездку в небольшой населенный пункт, в базе отелей и апартаментов найдется оптимальный вариант.
- Регистрация на платформе бесплатная и занимает всего пару минут.
- Персональный аккаунт-менеджер поможет настроить кабинет под себя.
- И сотрудник, и тревел-менеджер могут быть уверены, что на месте не будет неприятных сюрпризов. Например, когда вместо «все включено» в стоимость входит только завтрак. Для этого детали каждого бронирования проверяют специалисты службы Pre-Check до заселения.
- Решить срочный вопрос получится в любое время — служба поддержки клиентов работает круглосуточно.
Листайте дальше, чтобы перейти на сайт платформы Островок Командировки и попробовать сервис для организации бизнес-поездок без стресса.