Узнаете, когда пора уйти от таблиц и чатов к сервисам вроде Островок Командировки
Когда компания растет, организовывать командировки в таблицах и чатах сложнее. Слишком много согласований и пересылок сообщений, на уточнения уходит время. В таких условиях ошибки в бронированиях допускают чаще, сбор документов по поездке превращается в отдельный квест.
Рассмотрим, почему для одних компаний командировки — стресс и аврал, а для других — понятный и налаженный процесс. На примере сервиса Островок Командировки покажем, как быстрее выйти на продвинутый уровень в организации бизнес-поездок и упростить работу.
Начальный уровень. Хаос, все согласования через мессенджеры
На базовом уровне каждая командировка собирается вручную. Менеджер ищет билеты и отели на разных сайтах, сверяет бюджет, отправляет варианты в чат и ждет подтверждения. Пока идут согласования, билеты на рейс разбирают, а подходящие по цене номера в отеле заканчиваются. Если поездка срочная, процесс усложняется. Менеджеру нужно уточнить даты, подыскать варианты под бюджет, согласовать выбор с сотрудником. Бывает, вылет уже завтра, а руководитель еще не согласовал бюджет.
После командировки приходится неделями ждать чеки и документы от сотрудников. Непонятно, где вообще искать файлы, ведь одну часть присылали в мессенджере, другую — по почте. В итоге все процессы до и после командировки завязаны на ручной работе и человеческом факторе. А в нетипичных ситуациях риск ошибок и стресса неизбежно повышается.
Ручная работа подходит, когда командировки организуют редко. Но если это регулярный процесс, стоит присмотреться к системным решениям
Средний уровень. Правила и таблицы — порядок есть, но спокойствия нет
В компании разработали политику командировок, установили лимиты и завели таблицу поездок. Но каждое бронирование все равно проверяют вручную. Сотрудник отправляет ссылку на отель, тревел-менеджер сверяет цену, условия отмены и тариф, потом идет за согласованием к руководителю. Такой процесс в лучшем случае занимает 10–30 минут, а при сложных маршрутах — растягивается на часы или дни.
Офис-менеджер не работает круглосуточно и может не знать, как выйти из какой-то нестандартной ситуации. Поэтому проблемы начинаются, когда поездка выходит за рамки обычного сценария и нет экспертной помощи. Например, если нужно продлить командировку еще на день, лететь в горячий сезон или срочно менять даты. Тогда процесс снова упирается в переписку, дополнительные согласования и человека, который держит все нюансы в уме.
А если происходит форс-мажор, например, у сотрудника возникнет проблема во время ночного рейса, а менеджер недоступен — приходится искать обходные пути самостоятельно. Поспешные решения в стрессовой ситуации могут обойтись недешево и компании, и специалисту.
Ручная настройка таблицы с помощью формул займет больше времени, чем изучение интерфейса платформы
Продвинутый уровень. Автоматизированная платформа — процессы прозрачны и действительно под контролем
Компания уходит от ручной организации поездок к специализированной платформе — например, к сервису Островок Командировки. Здесь можно забронировать любые услуги: отели, ж/д и авиабилеты, трансферы и аренду авто. Оплачивать можно картой или через корпоративный счет.
Счета и другие документы сохраняются в системе. Если нужно, документы передают через ЭДО и выгружают в формате 1С, чтобы бухгалтерам было проще закрывать отчеты.
В сервисе можно загрузить тревел-политику с лимитами на поездки, которые будут действовать для сотрудников компании. Благодаря этому система будет предлагать только те варианты отелей и рейсов, которые соответствуют установленным бюджетам. Например, апартаменты до 5000 рублей за ночь или перелёт только в экономическом классе. Не нужно контролировать соответствие правил вручную.
Автоматизация позволяет ускорить работу и исключить ошибки. Не нужно вручную контролировать выбор, документы и долго ждать согласований
Почему сервис Островок Командировки уже используют более 25 000 клиентов:
- все услуги — билеты, трансфер и страховка — в одной системе;
- документы хранятся в личном кабинете, их можно передать по ЭДО, а данные получить в формате 1С;
- возможность загрузить тревел-политику, которая автоматически учитывает лимиты и условия и отсекает неподходящие варианты;
- круглосуточная поддержка помогает с бронью, изменениями и отменами;
- более 3,2 млн вариантов жилья, чтобы подобрать подходящее под бюджет и маршрут;
- оплата корпоративной или личной картой, а также по счету.
Узнайте подробнее о бесплатном сервисе Островок Командировки и его возможностях для автоматизации.
Листая дальше, вы перейдёте на corp.ostrovok.ru