Рассказали, как бухгалтеру сократить время на отчетность по командировкам
Даже однодневная командировка добавляет бухгалтеру забот: нужно собрать авансовые отчеты, несколько раз напомнить сотрудникам прислать чеки, проверить закрывающие документы от контрагентов и связаться с ними, если документов нет. Иногда в рабочий процесс вмешивается человеческий фактор: не все исполнители услуг присылают документы по почте или работают по ЭДО. Тогда бухгалтер тратит время на поиск актов и переживает о сроках сдачи отчетности.
В Островок Командировки нашли решение: на платформе можно увидеть всю отчетность — от чеков до актов за проживание. Рассказываем, как онлайн-сервис упрощает работу бухгалтеру.
Встроенный электронный документооборот
Иногда на работу с документами уходит гораздо больше времени, чем планирует бухгалтер. Например, приходится несколько раз отвлекаться, чтобы найти сотрудника и подписать у него приказ о командировке. После завершения поездки коллег нужно периодически просить принести чеки и авансовые отчеты. Островок Командировки избавляет бухгалтера от этих рутинных задач:
- Приказ о направлении в служебную поездку сотрудник может подписать электронной подписью в личном кабинете компании.
- Авансовый отчет сотрудник заполняет онлайн и в один клик отправляет его на электронную почту бухгалтерии. Чтобы не переживать о сохранности чеков, коллега может сфотографировать и приложить их к отчету на Островок Командировки.
- Акты сверки и выполненных работ, УПД и другие документы в сервисе формируются автоматически. Периодичность бухгалтер настраивает сам. Например, раз в неделю или в месяц.
В личный кабинет бухгалтера на Островок Командировки можно добавить несколько юридических лиц. Это удобно, когда специалист ведет финансовый учет на нескольких предприятиях.
Удобные для бизнеса способы оплаты
На Островок Командировки можно оплачивать и учитывать все расходы на деловую поездку: покупку билетов и страховки, оформление визы за границу, суточные. Для расчета на платформе бухгалтер выбирает предпочтительный способ оплаты — с банковского счета, корпоративной картой или отложенный платеж по кредитному лимиту.
Например, билеты на проезд можно оплатить со счета, а окончательный расчет за номера в отеле сотрудники внесут по корпоративной карте. В обоих случаях чеки по оплате придут на электронную почту бухгалтера и останутся в личном кабинете Островок Командировки.
Если сотрудник едет в командировку за границу, оплатить бронирование отеля или авиабилет можно картой российского банка.
Специальные тарифы для бизнеса и простая регистрация на сервисе
Как правило, полезные онлайн-сервисы для бухгалтера стоят дорого и компания не готова нести дополнительные расходы. Сервис Островок Командировки полностью бесплатный, поэтому его использование легко согласовать с руководством. К тому же, для бизнеса на платформе действуют корпоративные тарифы. Они позволяют заранее спланировать бюджет на командировки и выгодно бронировать отели.
Для начала работы нужно зарегистрироваться за два простых шага: указать личные данные, внести сведения о компании. Персональный аккаунт-менеджер поможет настроить личный кабинет, куда добавляют командированных сотрудников. Далее указывают лимит по затратам и уровни доступа коллег к сервису. Чтобы не допустить перерасход по стоимости ночи или перелета, можно настроить тревел-политики для каждого департамента компании.
Импорт заказов в 1С
Финансовые операции из Островок Командировки не нужно переносить вручную в 1С. Бухгалтер может сформировать файл для импорта на нужную дату и загрузить в программу. Архив с пакетом документов также придет на электронную почту. Такая опция помогает экономить несколько часов рабочего времени, если командировка была длительная или документов накопилось много.
А если нужно распределить все траты по разным статьям расходов, поможет инструмент «Excel-отчет». В нем бухгалтер видит даты и суммы оплат, назначение платежа, сумму НДС, данные сотрудника. Отчёт применяют, чтобы понять, на чем компания может экономить и что нужно изменить в тревел-политике.
Сервис Островок Командировки упрощает оформление служебных поездок для бухгалтера, помогает отслеживать и оптимизировать расходы. А главное — привычную работу получается выполнять в несколько раз быстрее.
Листайте дальше, чтобы перейти на сайт Островок Командировки, зарегистрироваться на платформе и получать все документы по бизнес-поездкам онлайн.