Статья для тревел-менеджеров, которые хотят упростить свою работу
На первый взгляд, опытному тревел-менеджеру можно легко и быстро организоваться командировку. Но по факту оказывается, что один сотрудник забронировал слишком дорогой отель без возможности отмены, второй перепутал даты вылета и теперь опаздывает на важную встречу, а третий оплатил личной картой и не брал чеки. Так из простой задачи организация командировки превращается в длинную и нервную волокиту.
Чтобы ускорить подготовку командировки и исключить стрессовые ситуации, существуют платформы для организации деловых поездок. В статье сравнили, как проходит планирование бизнес-путешествий своими силами и через сервис Островок Командировки. Рассказываем, что получилось.
Задача № 1: найти билеты, выбрать отель, забронировать трансфер
Самостоятельно. Тревел-менеджер обычно использует несколько сайтов, чтобы организовать проезд и проживание для коллег. На одном ресурсе выбирает отель, на другом — авиабилеты, на третьем — трансфер. Это не всегда удобно: пока бронируешь номер, билеты по доступным ценам могут закончиться.
В личном кабинете Островок Командировки. Тревел-менеджер решает сразу все вопросы на одной платформе: ищет билеты, выбирает отель или апартаменты и бронирует трансфер. В сервисе большой выбор объектов размещения — более 2,6 млн. Подобрать жилье получится в любом регионе России, и даже за границей.
Найти гостиницу на Островок Командировки можно не только в России. На платформе есть отели по всему миру, выбрать можно из 204 стран.
Задача № 2: вписаться в выделенный бюджет
Самостоятельно. Обычно у компаний есть лимиты расходов в командировке. Чтобы не выйти за рамки бюджета, нужно выставлять фильтры на агрегаторах отелей и выбирать все вручную. Иногда бизнес заключает с гостиницами прямые договоры, чтобы не переплачивать. Но в этом случае выбор места размещения сильно ограничен.
В личном кабинете Островок Командировки. Тревел-менеджер настраивает в аккаунте тревел-политику: вводит ограничения по стоимости и классу авиа- и ж/д билетов, звездности отеля и цене за одну ночь. Так система показывает только те предложения, которые вписываются в бюджет и подходят под другие условия компании.
Чтобы компания могла оптимизировать расходы, сервис предлагает B2B-тарифы. Часто они оказываются выгоднее, чем цены на обычных агрегаторах
Задача № 3: оплатить расходы удобным способом, но обязательно от компании
Самостоятельно. Сотрудник бронирует отель и оплачивает проездные билеты личной картой. После командировки компания возмещает эти расходы, но обычно это неудобно: нет никакого контроля за тратами, организация не получает закрывающие документы. Тревел-менеджеру приходится думать, как решить вопрос, чтобы все остались довольны.
В личном кабинете Островок Командировки. Тревел-менеджер выбирает удобный способ оплаты. Срочно купить билет на авиаперелет можно по корпоративной карте. Номер в отеле получится оплатить заранее по счету или личной картой. А можно внести платеж прямо на месте, после заселения. И даже зарубежные поездки на Островок Командировки без проблем оплачивают российскими банковскими картами.
Задача № 4: убедиться, что командированные сотрудники добрались и заселились
Самостоятельно. В большой компании командировки бывают часто и тревел-менеджеру сложно помнить, кто и когда отправляется в служебную поездку. Времени на решение всех задач не хватает, а нужно успеть связаться с отелем и заранее проверить, все ли в порядке с бронированием.
В личном кабинете Островок Командировки. На платформе есть тревел-календарь, где видно всю информацию по текущим и прошлым поездкам коллег. Менеджеру не нужно держать в голове, на кого оформлено бронирование, какие услуги оплачены, и за что нужно рассчитаться на месте.
Тревел-менеджер будет уверен — в отеле коллег точно ждут, а все комментарии к заказу учтены. Для этого на Островок Командировки действует служба пречек: каждое бронирование лично проверяют сотрудники сервиса. На любой срочный вопрос по поездке ответит круглосуточная служба поддержки
Уже после командировки получится увидеть, сколько средств компания потратила на поездку. Для этого нужно выгрузить отчет по затратам и выбрать интересующие даты.
Задача № 5: получить закрывающие документы
Самостоятельно. После окончания командировки тревел-менеджер должен собрать документы для бухгалтерии. Сотрудники передают авансовые отчеты и чеки, контрагенты — акты и договоры. Если чего-то не хватает, менеджер вынужден связываться с исполнителями и напоминать о документах.
В личном кабинете Островок Командировки. На платформе всю работу по сбору документов можно сделать за несколько минут:
- Для командированного сотрудника можно создать авансовый отчет. В нем легко настроить суточные, указать сумму аванса. После поездки отчет сформируется автоматически.
- Чеки об оплате билетов, проживания, страховки приходят на электронную почту организации. Закрывающие документы по услугам хранятся в личном кабинете тревел-менеджера.
- Распечатывать и передавать документы в бухгалтерию не нужно, можно настроить их передачу по ЭДО.
Получается, что все обязанности тревел-менеджер выполняет в несколько раз быстрее, если использует Островок Командировки. Благодаря автоматизации можно избежать многих ошибок и снять с себя задачи по постоянной поддержке командированных коллег. Регистрация на платформе занимает несколько минут, а настроить личный кабинет поможет персональный менеджер сервиса.
Листайте дальше, чтобы перейти на сайт Островок Командировки, бесплатно зарегистрироваться и сократить время на подготовку рабочих поездок.